シンテグレートのリモートワーク#1 コミュニケーションの取り方
コロナウイルスがいまだ流行中ですが、みなさんはどのように働いているでしょうか。
シンテグレートでは去年(2020年)の4月からリモートワークを導入し、社員全員が全く出社しなくても業務ができる体制を整えました。この1年でリモートワーク自体はさほど珍しいことではなくなったと思います。しかし、私たちが仕事をしている建設業界では、現場や工場での施工・製作作業などリモートが不可能な仕事も多いため、会社や職種によって導入の幅が全く違うのではないかと思います。
今回は私たちがリモートワークをどんなふうにやっているか、その方法と課題について、2回に分けて書いてみたいと思います。
作業内容
私たちの仕事は、建物を建てるための情報の作成とその補助です。仕事の内容は大きく４つあります。
- 複雑な形の施工サポート
- BIMプロジェクト支援（設計・施工情報作成の体制構築、作成されたデータ相互の調整）
- ソフトウェア開発、CADセールス
- 建物のCG、VRイメージの作成（厳密には別会社ですが）
いずれも現場や工場でモノを作るのではなく、パソコンで情報を作る、比較的リモート化がしやすい仕事です。その点で、建設業界の中では設計の仕事が比較的近いと言えます。
以下では、日々のリモートワークで使っているサービスを中心に、どのように業務を行っているか見ていきます。今回はコミュニケーションに関わるものが中心です。
社内チャット・打ち合わせ: Slack/Zoom
社内チャットにはSlackを使っています。頻繁なやり取りのためには社内チャットの導入は不可欠だと思います。Slackの場合、他のサービスとの連携機能があること(DropboxやZoomなど、、あまり使いこなせてはいませんが）、スタンプが自作できることがいいなと感じています。また、有料プランだと会話のログがすべて残るのもメリットです。
オンライン打ち合わせの際はZoomを使っています。去年の４月頃から使い始めましたが、特に使っているのは画面共有時のコメント機能です。画面内にフリーハンドで線や文字を書き込み、キャプチャをすぐに撮影することができます。特に私の仕事では3Dモデルや図面を見ながら議論することが多いため、その上に書き込みができるのが非常に便利です。
ちなみに、建築の設計職だとこのような作業が必ず発生すると思うのですが、みなさんどんなツールを使っているでしょうか？コメントなどで教えていただけるとありがたいです。
Teamsとの比較
ところで、Slack/Zoomの有力な代替としてTeamsがあると思います。会社でもMicrosoft Officeを使っているので、費用面で有力な選択肢になり、2020年の７月頃に機能検証を私ともう一人で行いました。その時の結論は「使えなくはないけど、使い勝手は全然よくない」というものでした。
例えばチャット機能だと、スタンプを自由に作れないし、スレッド上でのリプライをチャンネル上に投稿する機能がなかった（＝メッセージがスレッドに閉じてしまい、チャンネル全体に共有したいメッセージが届きづらい）のです。オンライン打ち合わせでは、画面共有時に書き込みができないことが決定的に不便でした。
昨年時点ではこのような不便さが目に付いたので、Slack/Zoomの組み合わせの利用を続けています。１年ほど経ち、改善されている機能もたくさんあると思います（ので、Teams最高！という方はぜひコメントをくださいｗ）。
オフィスデー
Slack/Zoomで社内でのやりとりはリモート化ができたのですが、プロジェクト全体、会社全体での情報の共有という点では、どうしても抜けや漏れが出がちです。そのため、いくつかのチームごとでまとまって、週１回のオフィスデーを導入していました。
ただ、現在（2021年9月上旬）はコロナウイルスの流行がひどいため、オフィスデーを停止しています。たまに会って雑談をするのは楽しいので、早めに復活してほしいと思っています。
社外打ち合わせ: 状況とクライアント次第でいろいろ
Slack/Zoomで、社内でのやりとりはリモート化ができました。しかし社外とのやり取りについては、すべてがリモートワークに対応しているわけではありません。以下でその理由を挙げてみました。
リアルでの打ち合わせ慣習の強さ
建設業界では、紙に印刷されたレジュメ・図面で打ち合わせをする慣習がいまだに強くあると感じます。コロナ禍前の会議室での打ち合わせにパソコンを持ち込んでいる人は、半分以下だったのではないでしょうか。幸か不幸か、この一年で劇的にオンライン打ち合わせの導入が進みました。ただ、それでもこれまでのリアルに会う打ち合わせに慣れていて、オンラインでの打ち合わせに抵抗を感じる人は一定数いるように思います。
スケッチでの意思疎通
モノの形を検討する仕事なので、言葉のみでのコミュニケーションには限界があります。図面に書き込んだり書き足したり、3Dモデルのキャプチャ画像にスケッチを書き足すような作業が必ず出てきます。ですが、ペンなどでの書き込みができるデバイスを現場で持っている人はあまり多くなく、マウスで無理やり描き込みをしている人が多く見受けられます。これでは意思疎通が難しいと感じ、リアルでの打ち合わせに戻したくなって当然でしょう。
個人的にはiPadやSurfaceなどを使って書き込みをするだけで、打ち合わせの効率は大きく向上すると思います。私は私用のSurfaceを打ち合わせの際に使っていますが、リアルタイムに素早くスケッチをするだけで、聞き手の理解や話の進みが早くなったことを実感しています。職歴が長い方ほどこれまで培ったスケッチのスキルを活かすために、ペンを使えるデバイスを導入した方がいいかもしれません。
上記の二つの理由だけでなく、機密保持等様々な理由で、リアルでの打ち合わせを選択するクライアントは多くいます。個人的には現場や他の会社に行くのは好きなのですが、コロナウイルスの流行状況や、より長いスパンでのBCPや業務効率を考えると、オンライン打ち合わせの選択肢が広がった方がいいだろうと思います。
今回はシンテグレートでのリモートワークについて、社内、社外でのコミュニケーションの仕方を軸に書いてみました。これらのやり方は固定化したものではなく、今現在も新しいやり方を試してみています。先週からはGatherというサービスを試しに使い始めました。僕は今のところあまり使えていないのですが、UIもゲームっぽく、雑談や気軽な打ち合わせがしやすくて楽しそうです。
次回はその他のツールと、社内のみんなのリモートワークについての感想を聞いてみたいと思います。